Подотчетными средствами считаются суммы, выдаваемые сотрудникам для того, чтобы они исполняли разные поручения компании.
Большинство компаний выдают деньги под отчет руководителю или другим сотрудникам высоких должностей. Это производится для того, чтобы отменить сдачу сверхлимитных средств в банк или для сокрытия выдачи средств для нужд собственника фирмы.
Такими операциями занимаются многие бухгалтеры. На руководителя в конце рабочего дня под ордер выписывается сумма денег для его собственных нужд. В течение следующего дня сумма возвращается, а потом снова оформляется новая сумма денежных средств. Этот процесс называется бесконечным подотчетом.
Чем это опасно?
Следует предупредить сотрудников о своевременном отчете по подотчетным средствам и документальном подтверждении. В противном случае, инспекторами может быть доначислен НДФЛ. Судебные органы на стороне налоговиков.
Часто наблюдались случаи, когда главбухом и руководителем компании систематически брались средства под отчет для оплаты поставок стройматериалов, расходов на командировки, а также на выдачу заработной платы рабочим. На первый взгляд, ничего необычного в этом нет. Но налоговые службы считают по-иному.
Инспекторы налоговой, наведавшись в одну из таких компаний, потребовали всю документацию. В список документов входили отчеты по авансам, наличие кассовых чеков и другие документы, которые подтверждают расходование средств, взятых под отчет.
Основная часть документов не была представлена главбухом, которая заявила, что документация утеряна в результате случайного сжигания в топке котла для водонагрева. Был представлен документ в виде акта об уничтожении.
Однако этот факт не устроил инспекторов налоговой службы. Было вынесено решение о признании подотчетных сумм в качестве дохода главбуха и руководителя, с последующим доначислением взносов и налогов, а также выпиской штрафа.
Для оспаривания решения налоговых служб руководство компании подало обращение в судебные органы, но суд был проигран. Основанием для судебного решения послужил факт того, что никаких приказов по оформлению подотчетных выдач у компании не оказалось и не обнаружились также убедительные отчеты по авансам.
Подтверждение о затратах содержалось в одних и тех же первичных документах. А составление акта об уничтожении произошло после назначения выездной.
Уважаемые читатели, какие детали процесса выдачи подотчетных средств вам известны?
